Организация качественных коммуникаций между клиентами и компанией, а также между сотрудниками одной организации — одна из наиболее важных задач, которую должен решить руководитель. В среднем и малом бизнесе её решение осложняют необходимость экономии на связи и трудности, связанные с масштабированием системы, если компания расширилась.
Как правило, в современных условиях рассматривается два варианта: создание классической телефонной системы, основанной на «железных» АТС, или внедрение виртуальной телефонии. Что же выбрать? Давайте сравним эти варианты. Условимся, что мы рассматриваем компанию, которой для эффективной работы необходимо организовать 10 офисных линий и две удалённых на одном телефонном номере.
Первоначальные затраты и время развёртывания решения
В случае с внедрением классического телефонного решения, компания в самом начале жизненного цикла вынуждена идти на достаточно крупные расходы. В их число входят покупка и установка «железной» АТС, её настройка, разведение телефонных линий по офису, закрепление линий за сотрудниками, приобретение необходимого количества внешних телефонных каналов и номеров. Весь процесс построения «железного» телефонного решения занимает от одной до трёх недель.
Все это время компания остаётся без связи, или же связь работает с перебоями. И самое главное, в итоге компания получает достаточно дорогое решение, качество работы которого зависит от большого числа внешних факторов, таких как работа телефонной станции — провайдера номеров, работа установленной офисной АТС, количество используемых линий и их загрузка.
Примерная первоначальная стоимость такого решения, включающая приобретение, установку и настройку офисной АТС и телефонного номера, составит от 20 тыс. рублей.
Установка виртуальной АТС не требует от персонала и топ-менеджмента глубоких технических знаний, компания не тратится на покупку оборудования, а развёртывание виртуального решения и запуск его в эксплуатацию занимает от 15 минут до 1 дня (последнее верно, если компания будет осуществлять связь с помощью SIP-телефонов).
Стоимость внедрения виртуальной АТС, включающая приобретение необходимого программного обеспечения, его настройку и покупку местного телефонного номера, составит от 2 тыс. рублей.
Масштабируемость
Приобретая «классическую» офисную АТС, компания вынуждена инвестировать в будущее. Это обусловлено техническими характеристиками самой станции. В нашем случае для того, чтобы удовлетворить потребности компании в связи и организовать 12 линий, необходимо приобрести станцию с 16 портами. Если же вашей компании потребуется больше линий, вам придётся, скорее всего, менять АТС или докупать дополнительные модули, чтобы расширить её возможности.
При этом функционал «железной» АТС с трудом поддаётся модификации и расширению. Во-первых, «классическая» телефонная станция, даже с самым широким и дорогим функционалом, не может предложить руководителю отдела или компании поддержки самых важных для любой компании бизнес-процессов — продаж и работы с клиентами с помощью ведения детальной статистики звонков и мониторинга нагрузки на линии. Во-вторых, каждый дополнительный модуль стационарной АТС стоит денег и потребует некоторого времени на установку. Кроме того, «железная» АТС требует регулярного обслуживания, а через какое-то время и ремонта.
Расходы на расширение функционала классической офисной АТС непредсказуемы, а время их внедрения — продолжительно.
В случае с виртуальной АТС, компания сразу получает 100 каналов, которые может использовать по собственному усмотрению. Уже на «младших» тарифных планах у организации есть в распоряжении достаточный набор услуг и сервисов, которые позволяют контролировать «телефонную» нагрузку на сотрудников и общую загрузку линий, видеть исчерпывающую статистику по принятым, пропущенным или совершенным звонкам — причём посмотреть такую статистику руководитель может по каждому конкретному специалисту, по отделу или всей компании. Внесение в виртуальную АТС «новичков» и добавление необходимых в данный момент инструментов, делается буквально «в один клик мыши» из личного кабинета пользователя.
Затраты на расширение функционала виртуальной АТС предсказуемы, настройка не требует специальных знаний и не занимает много времени.
Эффективность работы
Классическое решение ограничивает возможности сотрудников компании по приёму входящих звонков. Известно, что структура «железной» АТС предполагает выделение так называемого «базового» внутреннего номера, на который и поступают все входящие звонки. Оператор или секретарь снимает трубку и переводит абонента на нужного сотрудника, набирая внутренний номер. Если секретарь отсутствует, то входящий звонок с вероятностью в 80% будет потерян. То же самое происходит, когда все возможные линии офисной АТС заняты. В этом случае компания рискует потерять не звонок, а клиента, который слышит в трубке сигнал «занято» и, скорее всего, не будет делать второй попытки позвонить в вашу компанию. Ещё одна возможная ситуация — когда отсутствует сотрудник, которому перевели звонок. И в этом случае контакт теряется, что снижает эффективность работы компании.
Как бы вы ни старались, количество пропущенных или непринятых звонков будет достаточно высоким. К сожалению, в большинстве случаев это связано с технологическими особенностями классического телефонного решения.
В случае с виртуальной АТС трубку может поднять следующий по квалификации сотрудник, у которого линия в данный момент свободна. Кроме того, функционал ВАТС позволяет запрограммировать прохождение входящего звонка так, как это удобно в данный момент: он может поступать на телефон конкретного сотрудника, на все телефоны в отделе, на каждый незанятый телефон по очереди, или переадресовываться на мобильный телефон, филиальный номер или Skype-аккаунт специалиста, находящегося в командировке или на выездной встрече.
Виртуальная АТС «заточена» на то, чтобы каждый входящий звонок был принят, что повышает эффективность вашего бизнеса.
Единое пространство на все филиалы
Рано или поздно ваша компания вырастет из одного офиса: появятся дополнительные офисы и филиалы, в которых необходимо сохранить единое коммуникационное пространство. И в этом случае возможности классической АТС весьма ограничены. В каждом новом офисе компании вы устанавливаете новую АТС, назначаете короткие номера сотрудникам, но сохранять единое коммуникационное пространство посредством этого решения вы не можете — у такого решения нет функциональных возможностей объединить разрозненные офисные АТС в единую систему. Из-за этого расходы компании на связь растут в геометрической прогрессии.
«Железная» АТС не позволяет объединять ваши дополнительные офисы в одно пространство, вследствие чего расходы компании на связь сильно увеличиваются.
Если в вашей компании внедрена и работает виртуальная АТС, то вы можете объединить филиалы под одним телефонным номером и создать общую для всех сотрудников систему внутренних номеров. Набрав такой номер в Екатеринбурге или Москве, можно напрямую попасть на нужного специалиста в другом филиале, минуя секретаря, завскладом или администратора.
Вы можете объединять офисы одним номером телефона, и работать с филиалами, абсолютно не замечая временной и географической удалённости.
Стоимость разговоров
«Железная» АТС в своей работе использует телефонную сеть общего пользования, доступ к которой предоставляет телефонный оператор. И если все ваши звонки не будут выходить за зону ответственности этого оператора (как правило — город), со стоимостью звонков все будет в порядке. Однако как только вы решите позвонить в соседний город, область или же партнёрам в другую страну, стоимость связи при использовании классического решения вырастет в разы. Вы будете платить за местный звонок, соединение с зоновыми и международными операторами связи, а также за местный вызов в городе вашего адресата.
Стоимость местных звонков — 0,40 руб./минута, стоимость зоновых звонков — от 2 до 3,6 руб./минута, междугородных и международных — от 4 до 300 руб./минута в зависимости от направления.
Виртуальная АТС, как правило, для передачи голосовых данных использует IP-сети, имеющие возможность передавать сигнал «от точки до точки» на равных условиях. Именно поэтому стоимость звонков в любую точку мира в случае использования виртуальной АТС — гораздо ниже.
Стоимость местных звонков сверх пакета предоставляемых минут — 0,6 руб., зоновых — 1,5 руб., международных и междугородных — от 2 до 65 руб./минута. В случае использования SIP-протокола, вы получаете почти 10-кратную экономию на международной и междугородней связи. Если же вы говорите по межгороду в рамках общей внутрикорпоративной сети, вы не платите за междугородние звонки ничего.
Шаг навстречу выбору
Если вы выбрали классическое решение, вы должны знать, что вам придётся пользоваться услугами посреднических компаний на каждом этапе работ по установке и внедрению «железной» телефонной станции в вашем офисе. И такая АТС будет только лишь соединять абонентов, не более.
В случае же с виртуальной АТС «Манго-Офис» руководитель компании, помимо связи, за небольшие деньги получает исчерпывающую информацию об эффективности коммуникаций с клиентами и продуктивности работы сотрудников. Причём отчёты, содержащие показатели эффективности, доступны топ-менеджеру или руководителю отдела из любой географической точки, где есть Интернет.
14
| Характеристика | «Виртуальная АТС» Манго-Офис | Стационарная АТС | ||
|---|---|---|---|---|
| Постоянное автоматическое обновление | + | Еженедельное обновление, выпуск нового функционала | — | АТС начинает устаревать с момента приобретения |
| Бесплатная поддержка | + | 24/7/365 | — | Услуги по настройке АТС платные |
| Необходимость приобретения оборудования | + | Не требуется | — | Приобретение оборудования и подключения телефонных линий |
| Затраты на поддержание инфраструктуры | + | Отсутствуют | — | Требуется поддержание инфраструктуры |
| Простота настройки | + | Интуитивно-понятный интерфейс | — | Настройка силами подрядной организации |
| Привязка к местонахождению офиса, сохранение номера при переезде | + | Привязка отсутствует, номер сохраняется при переезде | — | Номер телефона привязан к адресу |
| Масштабируемость: быстрое наращивание функциональности, номеров, линий и числа сотрудников | + | Неограниченная масштабируемость по мере роста компании | — | Аппаратные ограничение: количество линий и максимальное количество сотрудников определяет модель АТС |
| Плата только за услуги, которые реально используются | + | — | «Замороженные» инвестиции. Компания приобретает АТС «на вырост», предусматривая скорый рост компании, или что возникнет необходимость в тех или иных функциях. | |
| Расширение функционала: внедрение новых приложений | + | Внедрение приложений по клику мыши. | — | Потребуется приобретение доп. оборудования и, как правило, лицензий у производителя. Это займет от нескольких недель до месяцев. |
| Тарифы на местные, международные и междугородние звонки | + | Низкие | — | Высокая стоимость звонков |
| Возможность подключить несколько офисов | + | Достаточно одной «Виртуальной АТС» для офисов и удаленных сотрудников | — | Потребуется своя АТС для каждого офиса |
| Внутрикорпоративная связь независимо от местонахождения офисов | + | Бесплатная | — | Для организации связи между удаленными офисами требуется приобретение и настройка дополнительного оборудования |
| Мониторинг звонков | + | Анализ статистической информации по всем вызовам | — | Телефония – черный ящик, мониторинг звонков невозможен |
В случае с виртуальной АТС достаточно позвонить в компанию «Манго Телеком» по тел.: 8-800-55555-22 или зайти на сайт компании. Более того, можно заехать в офис компании в Ростове-на-Дону, который располагается по адресу: Ворошиловский пр., д. 62/284, офис 1 б (5 этаж, литер, А). Тут вы получите исчерпывающую информацию, экспертную помощь и круглосуточную поддержку работы вашей виртуальной телефонной станции.
Было интересно? Хотите быть в курсе самых интересных событий в Ростове-на-Дону? Подписывайтесь на наши страницы в ВКонтакте и канал в ЯндексДзен и Telegram.
Вы можете сообщить нам свои новости или прислать фотографии и видео событий, очевидцами которых стали, на электронную почту.
