Три важных инструмента ВАТС для повышения прибыли

Каждый раз, задумываясь о том, как снизить расходы компании, руководитель ищет разные способы экономии. Между тем, внедрение в офисе одной лишь виртуальной телефонии, может существенно способствовать экономии средств. Причём, как ни странно, не только на самой связи и оборудовании, но и на оптимизации труда сотрудников. Удивительно, да? Между тем, — это реально.

Виртуальная АТС (ВАТС), в отличие от проводной телефонной станции — это программный продукт, который может взаимодействовать с другими информационными системами компании, тем самым, предоставляя своему владельцу большой набор функций и инструментов для повышения эффективности работы сотрудников. «Встроив» виртуальную АТС в бизнес-процессы своей компании, руководитель может иначе организовать работу отдельных специалистов, подразделений и компании, и в итоге — начать больше зарабатывать.

Как мониторинг звонков увеличивает вашу прибыль?

Наиболее мощными инструментами ВАТС, позволяющими экономить время и деньги, а так же оптимизировать трудозатраты сотрудников, являются «Статистика вызовов» и «Мониторинг телефонной активности». Эти сервисы дают в руки топ-менеджеров или руководителей отделов продаж простые, но очень полезные средства, дающие возможность иначе взглянуть на производственную экономию и увеличение доходности бизнеса.

С помощью этих инструментов собственник бизнеса или топ-менеджер могут постоянно контролировать динамику поступающих к каждому специалисту звонков, а так же получать полную статистику по пропущенным и обработанным сотрудниками офиса вызовам, прослушивать совершаемые или уже совершенные разговоры, и, в случае необходимости, корректировать работу конкретных специалистов или отделов. Ведь всем известно, что если предприятие начинает терять звонки, то менеджеры по продажам начинают терять клиентов и прибыль, а если услуги компании позиционируются неправильно, то предприятие теряет ещё и репутацию.

Мониторинг почасовой «телефонной нагрузки» на любого сотрудника или целый отдел позволяет контролировать работу офиса до мелочей: например, быстро и эффективно находить «простаивающих» менеджеров и выяснять причины «простоя».

Если, скажем, становится известно, что с 10.00 до 12.00 в компанию приходит 2–3 звонка, а с 13.00 до 17.00 менеджеры не справляются со «шквалом» вызовов, режим работы отдела продаж просто перестраивается и «дыра» при приёме звонков закрывается — без дополнительных затрат на найм новых людей.

«Мониторинг» постоянно накапливает информацию о поступающих звонках, трафике, занятости линий и сотрудников. В случае неэффективного использования телефонной связи (малом количестве звонков конкретному сотруднику, большому количеству пропущенных звонков в отделе, а так же неэффективном расходовании рабочего времени, например, при «холодном» обзвоне) информация из «Статистики…» и «Мониторинга» позволяет руководителю изменить правила маршрутизации входящих звонков в отдел или на группу менеджеров, так чтобы улучшить их работу без лишних вложений времени, сил и средств.

К примеру, если в отделе работают специалисты разного уровня — и опытные менеджеры, и новички, руководитель может выстроить алгоритм приёма входящих звонков таким образом, чтобы они сначала шли на лучшего продавца, если он занят, переходили к следующему по результативности сотруднику и т. д. Или сделать так, чтобы можно было автоматически передавать звонки, которые поступают в отдел, где рабочий день уже завершён, в открытые офисы, находящиеся в других часовых поясах. Звонящий этого не заметит: ему будет казаться, что рабочий день резко увеличился, хотя реальный график работы офисов не изменился. На многих рынках это является важным конкурентным преимуществом.

При необходимости руководитель может также инициировать настоящее «соцсоревнование» в отделе продаж, настроив приём звонков так, чтобы каждый входящий вызов приходил на все телефоны продавцов сразу. Кто первым снял трубку — тот и получил клиента и, соответственно, бонус за его привлечение. Причём расчёт премий и зарплаты можно вести на как основе количества отработанных за месяц вызовов, так и на соотношении звонков, поступивших к менеджеру и заключённых им контрактов.

Все эти действия помогают не просто увеличить воронку продаж в среднем на 25–30% в месяц, но и выстроить эффективную систему работы с персоналом самых важных для компании подразделений — отдела продаж и клиентской службы.

Зачем записывать телефонные разговоры сотрудников?

Не менее важная функция ВАТС «Манго Офис» — возможность записи, хранения и прослушивания телефонных разговоров. Эта функция позволяет в короткий период времени выявить типовые ошибки при разговорах sales-менеджеров с потенциальными клиентами и исправить их.

Запись и прослушивание разговоров с уже существующими клиентами позволяет обратить внимание на тех клиент-менеджеров, которые не очень хорошо знают специфику сложного продукта или услуги. Выявление таких проблем с персоналом на раннем этапе позволяет в короткие сроки принять меры для повышения квалификации сотрудника. В зависимости от того, что вы услышите в записанном разговоре менеджера с клиентом, вы можете принять решение о том, что сотрудникам необходим тренинг, направленный на повышение коммуникативных способностей, знание продукта, устранение типовых ошибок при работе с клиентами. Или, быть может, для того, чтобы исправить ошибки, будет достаточно простого разговора тет-а-тет.

Прослушивая записи разговоров можно легко контролировать соблюдение принятых в компании сценариев при первом звонке и при последующей продаже услуг. Функция очень полезна: она помогает компании не только не потерять клиентов и избежать убытков в «горячую» пору, но и сократить расходы на повторный поиск, найм и обучение персонала.

Организовать удалённые рабочие места? Да!

С помощью ВАТС «Манго-Офис» компания может организовать и удалённые рабочие места. Эта функция может понадобиться, например, когда компания расширяет свой бизнес и выходит в близлежащие регионы. Или — ещё вариант — компания может привлекать сотрудников из регионов на приём и обработку звонков поступающих на московский или питерский номер компании, т. е. сотрудников с более низкой заработной платой, которые сидят в менее дорогом офисе или работают из дома.

Причём, многоканальный номер в составе ВАТС «Манго-Офис» никогда не бывает занят: по нему можно вести от 500 до 1000 одновременных разговоров, а значит, сотрудники, где бы они не находились, не потеряют ни одного клиентского звонка из-за того, что номер компании вдруг «занят».

Сколько стоит эта прелесть?

Статистика принятых, пропущенных и совершенных вызовов уже включена в виртуальную АТС «Манго-Офис» от «Манго Телеком» (тариф «Начальный»), многоканальный номер и сервисы которой обойдутся Вам в 740 рублей в месяц. Функция «Мониторинг» в рамках этого тарифного плана может быть подключена за дополнительную плату.

Если же Вы решите приобрести более широкий тарифный план, например, «Свободный» — «Мониторинг» телефонной активности сотрудников, а также инструменты для определения эффективности рекламных кампаний и многих других показателей бизнеса уже будут входить в его стоимость.